Data Processing Agreement

Inleiding

Deze Data Processing Agreement (DPA) beschrijft hoe HS Software ("Verwerker") persoonsgegevens verwerkt namens u ("Verwerkingsverantwoordelijke") bij het gebruik van de Inventory Alert applicatie.

Deze DPA maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen u en HS Software en voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de Inventory Alert applicatie verwerken wij de volgende gegevens:

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

HS Software neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang:

Bewaartermijnen

Voor de levering van de Inventory Alert dienst maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Wij zullen u informeren over wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. U heeft het recht bezwaar te maken tegen het gebruik van een nieuwe sub-verwerker.

Uw Rechten

Als verwerkingsverantwoordelijke bent u verantwoordelijk voor het waarborgen van de rechten van betrokkenen. HS Software zal u ondersteunen bij het nakomen van deze verplichtingen:

Datalekken

In geval van een datalek dat waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zullen wij:

1. U onverwijld, maar uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, informeren
2. Alle relevante informatie over het datalek verstrekken
3. Passende maatregelen nemen om het lek te dichten en verdere schade te voorkomen
4. U ondersteunen bij het voldoen aan uw meldingsplicht aan de toezichthouder
5. Volledige documentatie bijhouden van het incident en de getroffen maatregelen

Auditrechten

U heeft het recht om de naleving van deze DPA te controleren. Hiertoe:

• Verstrekken wij jaarlijks een audit rapport of certificering (bijv. ISO 27001, SOC 2) waaruit blijkt dat wij adequate beveiligingsmaatregelen hebben getroffen
• Kunt u, na voorafgaande schriftelijke kennisgeving van minimaal 30 dagen, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke derde partij
• Kosten van audits komen voor uw rekening, tenzij de audit significante tekortkomingen aan het licht brengt

Internationale Doorgifte

Persoonsgegevens worden primair verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte naar landen buiten de EER noodzakelijk is:

• Maken wij uitsluitend gebruik van landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
• Passen wij Standard Contractual Clauses (SCC's) toe zoals goedgekeurd door de EU, of
• Implementeren wij andere passende waarborgen conform de AVG

Voor e-mail verzending via Resend naar de VS zijn Standard Contractual Clauses van kracht.

Looptijd en Beëindiging

Deze DPA treedt in werking op het moment van activering van de Inventory Alert applicatie en blijft van kracht zolang wij persoonsgegevens verwerken namens u.

Bij beëindiging van de dienstverlening:

• Worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of geretourneerd, naar uw keuze
• Verstrekken wij een schriftelijke bevestiging van verwijdering
• Worden back-ups binnen 90 dagen volledig gewist
• Blijven alleen gegevens bewaard die noodzakelijk zijn voor wettelijke verplichtingen